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电子邮件格式怎么写?

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电子邮箱格式怎么写?编写正式的电子邮件似乎是一项艰巨的任务,因为电子邮件经常用于个人和非正式目的。如果您需要向教师,老板,业务联系人,政府机构或其他需要正式的收件人发送电子邮件,请遵循一些简单的指导原则。让您的信息清晰明了,并遵循对风格,语气和格式的期望。最后,在发送之前校对并查看电子邮件的内容。

如何写电子邮件,电子邮件格式怎么写?

方式1:电子邮件格式化

1.使用专业的电子邮件地址。理想情况下,电子邮件地址应该是机构名称或姓名的变体,而不是用户名或昵称。如果可以,请使用句号,连字符或下划线,而无需额外的数字或字母。

例如,baidu007@baidu.com似乎不专业。然而,webmaster@baidu.com是合适的。

2.坚持专业的字体。大多数电子邮件服务现在允许您使用各种字体和文本样式进行编写。但是,对于正式的电子邮件,保持保守,使用微软雅黑等字体,避免使用华文行楷等装饰字体。另外:以易读的字体大小编写电子邮件,例如12到14像素等字体大小。避免使用斜体,突出显示或多色字体等特殊样式。不要全部使用粗体,因为这看起来很别扭。

3.使用简短准确的主题。使用主题行中的关键字,只需几句话就可以准确地说明您所撰写的内容。这有助于确保读者不会忽略您的电子邮件,因为主题行缺失,过于含糊,或暗示电子邮件不重要。诸如“快速问题”,“联系您”或“关于重要事项的电子邮件”等主题过于模糊或明显无用。

方式2:包含你的信息

1.使用适当的称呼。始终打开一封致敬的正式电子邮件。通过名称(如果已知)寻址收件人是首选。包括姓名(先生,夫人,女士,博士等)的姓氏,后跟逗号或冒号。如果你愿意,你可以在称呼之前加上“亲爱的……”。[3]

如果您不知道您要写的人的姓名,请使用“亲爱的先生/女士”,“尊敬的先生或女士”或“可能关注的人”等称呼。

不要使用“你好”,“嘿”,“嗨”或其他非正式的称呼。

2.在第一段介绍自己(如有必要)。如果您正在写一个与您没有现成关系的人,例如新客户,招聘经理或政府官员,请告诉他们您是谁以及您为什么写作。在您的电子邮件的第一句或第二句中执行此操作。

例如,在写信给潜在雇主时,您可能会说:“我的名字是XXX。我正在申请XXX上列出的行政助理职位。”

3.优先考虑最重要的信息。一旦你介绍了自己以及你写作的一般原因,你就可以跟进你的电子邮件正文。将最重要的内容放在顶部附近。这会尊重您的收件人的时间,并使您的电子邮件的目的明确。

例如,在写信给政府官员时,您可以先说:“我的名字是XXX。我从XX县政府网站上获得了您的电子邮件地址。我写信是为了对2019年1月20日收到的引文提出质疑。“

4.达到目的。对于正式的电子邮件,只要你有礼貌就可以直接发送。在灌木丛周围殴打只会失去你的读者,并使你更难弄清楚你想要什么或需要什么。例如,在给教授写信时,不要浪费空间和不必要的填充。

5.保持简短。电子邮件的长度没有设定。但是,最好将电子邮件保留一个屏幕长度。如果您的电子邮件相对冗长,请将其分解为短段。在每个段落之间插入换行符而不是缩进。

6使用正式语言。由于正式的电子邮件是为专业环境编写的,因此您需要给人留下好印象,使用完整的句子和礼貌的措辞。避免使用地方语,不必要的收缩,表情符号,笑话等。

7使用适当的关闭形式。与称呼一样,正式电子邮件中可以接受各种关闭。确保跟进您的全名和职称或其他签名。潜在关闭的例子包括:“此致,”“亲切地说,”“尊敬,”“最好,”“你的学生,”

方式3:准备发送

1包括必要的附件。如果您需要包含任何附件,请务必在电子邮件正文中提及它们,以便让收件人知道它们已包含在内。通过尝试保持附件数量及其文件大小,以及使用常见或广泛兼容的文件类型来保持礼貌。

例如,包括一条说明,例如“附上我的简历和投资组合的副本,PDF格式”。

2.校对内容,拼写和语法的消息。不要只依靠您的电子邮件服务的拼写或语法检查。阅读您的电子邮件或要求某人校对来捕捉任何拼写错误,错误或不清楚的短语。

3.确保电子邮件不包含任何敏感信息。请记住,电子邮件不是一个安全的通信系统。请记住,电子邮件服务器可能被黑客入侵,或者您的收件人可能有意或无意地共享您不想泄露的信息。避免在电子邮件中包含密码,帐号和机密信息等内容。

本文来源:【电子邮箱格式怎么写?3种正式邮件的撰写方式
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